SIPLah Mempermudah Sekolah Dalam Mengelola Dana BOS

Perkembangan dunia digital yang dinamis membuat beberapa hal menjadi praktis. Hal tersebut juga dirasakan khususnya dalam bidang pendidikan. Saat ini Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan membuat sistem yang mempermudah sekolah dalam mengelola Dana BOS.

Dalam mengelola Dana BOS, sekolah sering kali mengalami kendala;

Beban kerja Kepala Sekolah dan Guru yang sudah padat
Target realisasi Dana BOS
Keterbatasan kompetensi terkait penyedia barang dan jasa
Letak sekolah yang jauh dari penyedia barang dan jasa
Banyak waktu yang tersita karena Guru harus memilah banyaknya penawaran yang datang
Administrasi yang tidak terkelola dengan baik

Perkembangan dunia digital memberikan kita solusi dari berbagai masalah yang ada, khususnya terkait penyediaan barang dan jasa di sekolah. Seperti halnya sistem belanja daring (online), yang mempermudah sekolah memesan barang atau jasa di sekolah, video tutorial terkait pengadaan barang dan jasa, jasa kurir antar barang sampai sekolah, pengawasan terkait barang atau jasa yang dipesan, pembayaran non tunai yang mempermudah sekolah hingga bukti transaksi yang dapat dinduh dan dicetak.

Tidak hanya sekolah, penyedia barang dan jasa juga memiliki kendala teknis terkait pengadaan barang dan jasa di sekolah. Diantaranya cakupan pasar yang terbatas, modal pemasaran yang terbatas, sulitnya legalitas usaha, kurangnya tenaga kerja hingga kendala pembayaran yang kurang transparan dan memakan waktu lama. Sama halnya seperti sekolah, penyedia barang atau jasa juga membutuhkan solusi terkait pengadaan barang dan jasa di sekolah.

Solusi yang dibutuhkan antara lain;

Usaha secara daring yang memudahkan penyedia memasarkan barang atau jasa yang dimiliki
Metode pengawasan barang atau jasa yang dipesan sekolah
Transaksi non-tunai yang menjamin kemudahan dan keamanan pembayaran
Kerjasama dengan kurir terkait pendistribusian barang atau jasa
Transaksi terdokumentasikan dengan baik secara elektronik
- Penawaran Barang
- Pemilihan penyedia barang atau jasa
- Negosiasi harga barang atau jasa
- Pembuatan pasaran barang
- Pengiriman barang
- Bukti Acara Serah Terima
- Proses pembayaran
- Surat Perintah Kerja

SIPLah adalah layanan elektronik yang dibuat untuk memenuhi amanat Presiden tentang Penyederhanaan Administrasi Publik, khususnya di Sekolah. Amanat Presiden Joko Widodo dituangkan dalam Perpres no. 95 tahun 2018 tentang Sistem Pemerintahan Berbasis Eletronik (mendorong e-Government) dan Perpres no. 39 tahun 2019 tentang Satu Data Indonesia (medorong sistem data terpusat).

Kini hadir SIPLah, sistem elektronik yang dapat digunakan sekolah untuk melaksanakan proses barang atau jasa secara daring yang dananya bersumber dari Dana BOS. Kedepannya, SIPLah tidak hanya menjadi sistem daring untuk pengadaan barang atau jasa di sekolah, tetapi juga terintegrasi sistem E-Planning Sekolah, Statistik pelaporan Sekolah, E-Billing Pajak, bahkan E-Money & E-Banking.

SIPLah hanya dapat diakses oleh Kepala Sekolah dan bendahara BOS. Mereka dapat mengakses SIPLah melalui salah satu mitra pasar daring dan login dengan SSO Dapodi. Setelah login, Kepala Sekolah dapat melakukan pencarian barang atau jasa yang dibutuhkan pada halaman mitra pasar daring. Kepala Sekolah dapat melakukan perbandingan barang atau jasa sesuai spesifikasi teknis dan harga perkiraan sendiri.

Kepala Sekolah memasukkan permintaan negosiasi kepada penyedia. Jika penyedia tidak memberikan tanggapan selama 1×24 jam, pihak sekolah dapat membatalkan pesanan untuk melanjutkan pencarian pada penyedia lainnya. Penyedia mengirimkan kesepakatan negosiasi dan setelah pesanan disetujui, Kepala Sekolah melakukan pesanan sesuai dengan hasil kesepakatan negosiasi. Kepala Sekolah dapat memantau status pesanan, mulai dari persetujuan, pemrosesan, hingga pengiriman oleh penjual.

Pada saat pengiriman barang ke sekolah, penyedia melampirkan dokumen seperti Formulir Pemesanan, Syarat dan Ketentuan Umum, Berita Acara Negosiasi, Berita Acara Perbandingan dan Surat Perintah Kerja. Ketika barang sampai di sekolah yang dituju, bendahara melakukan pemeriksaan terhadap hasil pengadaan barang atau jasa sebelum menandatangani Berita Acara Serah Terima.

Apabila barang yang dikirim tidak sesuai dengan ketentuan yang tertuang dalam kontrak, bendahara sekolah dapat meminta penyedia untuk memperbaiki atau melengkapi kekurangan dalam jangka waktu yang disepakati bersama. Kemudian bendahara sekolah menandatangani Berita Acara Serah Terima setelah barang atau jasa sesuai spesifikasi atau kontrak perjanjian yang ada. Berita Acara Serah Terima akan disimpan bendahara sekolah sebagai dokumen pertanggung jawaban.

Setelah menandatanagi Berita Acara Serah Terima, Bendahara BOS meminta persetujuan pembayaran ke Mitra Pasar Daring kepada Kepala Sekolah dan mitra pasar daring wajib mentransfer ke pihak penyedia 1×24 jam setelah sekolah melakukan pembayaran.

SIPLah memberikan manfaat, yaitu;